Crea un Éxito Predecible a través de los Sistemas
Crea un Éxito Predecible a través de los Sistemas
¿Alguna vez te has preguntado cómo un restaurante pasa de ser un tesoro local a una franquicia mundial? ¿Cómo un deporte puede cambiar de la noche a la mañana con una nueva jugada? El secreto de estos éxitos no es un misterio: es el resultado de la implantación de sistemas fiables y predecibles.
Mediante el uso de sistemas, no solo se puede lograr el éxito, sino que también se garantiza que el éxito sea repetible y escalable.
Los modelos consisten en proporcionar un marco de mejores prácticas que nos lleven del punto A al punto B de la forma más rápida y eficaz posible. Los sistemas son los métodos que utilizamos para poner en marcha esos modelos. Los sistemas eliminan las especulaciones y la ambigüedad. Si un modelo funciona, se necesita un sistema para mantener la coherencia en su ejecución.
Los Sistemas son Sencillos
Algunas personas cometen el error de pensar que los sistemas y, por ende, el éxito, deben ser complicados para ser eficaces. Sin embargo, a menudo ocurre lo contrario.
Siempre que haces algo, es probable que estés utilizando un sistema que tú mismo has creado. Solamente tienes que ser consciente de ello. Por ejemplo, ¿generas leads los miércoles por la mañana? ¿Llamas a las personas en tu base de datos en orden alfabético de dos en dos? Felicidades, ¡eso es un sistema! (De hecho, es el sistema DTD2).
Siempre que piensas en un proceso y lo documentas, lo que haces es crear un sistema. Es así de sencillo.
Profundiza para Llegar Lejos
Hemos dicho que, si escribes una lista de todas las acciones que realizas cuando estás completando una tarea, has creado un sistema. Sin embargo, este es muy básico. Los checklists son útiles, pero probablemente necesitarás más que eso para captar lo que realmente hace grande a tu negocio.
Por ejemplo, supongamos que eres un agente inmobiliario exitoso que tiene una asistente administrativa y un coordinador de transacciones, pero quieres aumentar tus palancas. Crees que contar con una persona en tu equipo dedicada a crear leads, como un Agente de Ventas Interno (ISA), podría marcar la diferencia entre cumplir los objetivos que te has propuesto para el año y superarlos.
Lo más probable es que no le entregarás a tu ISA un checklist que diga:
Paso 1: Llamar al cliente potencial.
Paso 2: Generar leads.
Tendrías que decirle a tu nuevo ISA mucho más que eso. No te quedes en la superficie cuando crees tus sistemas, profundiza.
Si profundizas a la hora de pensar en un sistema, podrías crear uno así:
Paso 1: Asegúrate de que el cliente potencial no esté en la lista Robinson y cumple con el RGPD.
Paso 2: Llama al cliente potencial.
Paso 3: Si el lead responde, preséntate y pregunta si él/ ella o alguien que conozca estaría interesado en comprar o vender una propiedad.
Paso 4: En función de la respuesta…
La diferencia aquí es que en lugar de esperar a que alguien entienda qué significa «generar leads», la documentación ha desglosado una llamada exitosa que resulta en generar un lead. Además, incluye un paso que protege a la empresa de correr un riesgo legal. Ese es el tipo de protección y constancia que obtienes al crear un sistema sólido. No escatimes.
Consigue Ayuda
En The Millionaire Real Estate Agent, Gary escribe que: «La documentación requiere algo de paciencia, perseverancia y organización». Él aconseja contar con la ayuda de tu primer empleado a la hora de crear los sistemas.
Documentar un nuevo sistema con tu primera contratación es una gran idea por dos razones. La primera es que la persona tendrá una perspectiva nueva. No tienen ciertos conocimientos que tú sí tienes y esto les permitirá hacer preguntas y detectar omisiones en tus instrucciones. La segunda es que tendrás que explicar todo a tu nuevo empleado de todos modos, entonces, ¿por qué no documentar el sistema al mismo tiempo?
El MREA incluso ofrece un modelo para ayudarte con tus sistemas:
El Modelo de Documentación de Sistemas del Agente Inmobiliario Millonario. Pág. 244 del MREA
A medida que vayas integrando tus sistemas en la documentación, recuerda que los sistemas eficaces son un proceso, no un único proyecto. Tus sistemas evolucionarán a medida que tú y tu equipo innovéis en tu empresa y veáis los resultados de vuestros esfuerzos. Es probable que, cada vez que alguien utilice tu sistema, descubras más y más formas de profundizar en él y el sistema y sus resultados serán cada vez más sólidos.
En cambio, si anotas tus sistemas y de repente te sientes abrumado, siempre puedes simplificarlos. Tus sistemas reflejan tu forma de hacer negocios. Si vas a cambiar de rumbo o has decidido que una acción no merece la inversión, asegúrate también de eliminarlo de tu documentación.
La Tecnología es tu Amiga
No se trata solo de personas y sistemas, sino también de herramientas. Hay muchas aplicaciones de IA, como Otter.ai, que pueden transcribir tus conversaciones, o puedes utilizar Loom o grabar una reunión de Zoom para crear vídeos de formación. Las opciones son infinitas.
¿Cómo has documentado tus modelos y sistemas? ¿Tienes algún consejo o herramienta para compartir que pueda ayudar a alguien que quiera sistematizar su éxito? Cuéntanos en los comentarios y no olvides suscribirte a nuestro blog.
Este es un post traducido de KellerInk.
